Triez les prospects selon leur projet, vérifiez les permissions et le dernier échange, puis posez une seule question utile. Chaque réponse doit mener à une prochaine action, à une pause convenue ou à la fermeture du suivi.
1. Inactif ne veut pas dire désintéressé
« Inactif » décrit votre dossier : aucune activité récente ou aucune prochaine action. « Désintéressé » décrit une intention que la personne a exprimée. Ne transformez pas une absence de réponse en refus définitif, mais ne la traitez pas non plus comme une invitation à multiplier les messages.
Relisez le dernier échange avant de changer le statut. Une personne qui a demandé de reprendre la discussion au printemps n’est pas dans la même situation qu’une personne qui a demandé de ne plus être contactée. La première a un contexte à vérifier; la seconde doit être exclue de la relance concernée.
Votre objectif n’est pas de remettre toutes les fiches dans un pipeline actif. Il est d’identifier les projets encore pertinents et de laisser les autres en pause ou fermés. Les situations de ce guide sont illustratives; elles ne représentent pas des résultats clients.
2. Vérifier le contexte et les permissions
Pour chaque fiche, retrouvez la source du contact, la date et le contenu du dernier échange, le projet exprimé, le canal préféré, les permissions documentées et le responsable. Vérifiez aussi les demandes d’arrêt, les doublons et les conversations déjà prises en charge par un collègue. Une fiche importée n’est pas une preuve d’autorisation.
Selon le CRTC, les messages électroniques commerciaux doivent respecter les exigences applicables de consentement, d’identification et de désabonnement. Le consentement implicite peut expirer. Un courriel demandant le consentement n’est pas une façon de contourner l’absence de permission pour l’envoyer.
L’OACIQ rappelle qu’une autorisation est liée à une finalité précise, et non à tout usage futur des renseignements. Faites valider votre sélection et vos messages par la personne responsable dans votre agence lorsque la portée ou la preuve est incertaine. Mettez ces fiches en vérification, sans lancer d’envoi.
Les références officielles consultées le 29 octobre 2026 sont liées dans cette section et à la fin du guide. Cette méthode commerciale ne constitue pas une garantie de conformité.
CRTC : consentement implicite et messages commerciaux (anglais) · OACIQ : confidentialité et consentement ·
3. Former trois segments utiles
Classez les contacts selon ce qu’ils ont réellement dit. Un acheteur en attente a exprimé un projet et un motif de pause. Un vendeur au projet reporté a décalé sa mise en marché. Un contact sans réponse n’a pas confirmé où en est son projet : son statut demeure inconnu.
Ajoutez une note courte qui explique pourquoi un message serait utile aujourd’hui. Une date de reprise convenue est un meilleur motif qu’une règle automatique du type « tous les anciens contacts ». Si vous n’avez ni contexte fiable ni permission vérifiée, sortez la fiche de la sélection.
Le tableau ci-dessous est une grille de travail illustrative. Il ne fixe pas une cadence optimale et ne remplace pas la lecture du dossier.
| Segment | Angle du message | Prochaine action après réponse |
|---|---|---|
| Acheteur en attente | Revenir au motif de pause et au secteur réellement évoqués | Actualiser le projet; convenir d’une action ou d’une pause |
| Vendeur au projet reporté | Vérifier la période de reprise précédemment convenue | Confirmer l’échéancier et attribuer une tâche datée |
| Contact sans réponse | Rappeler brièvement la demande précise, sans présumer d’intérêt | Clarifier le statut; poursuivre, mettre en pause ou fermer |
Une personne peut avoir un projet d’achat et de vente. Conservez une fiche contact cohérente et coordonnez les suivis pour éviter deux relances simultanées.
4. Trois modèles à personnaliser
Ces modèles sont destinés aux contacts pour lesquels l’envoi a été vérifié comme permis et pertinent. Ils sont écrits comme des courriels courts. Remplacez chaque variable, vérifiez le contexte et utilisez votre signature professionnelle complète ainsi qu’un mécanisme de désabonnement fonctionnel.
Gardez une seule question principale. N’inventez pas une nouvelle inscription, une baisse de taux ou un acheteur potentiel pour créer de l’urgence. Si vous mentionnez une information de marché, assurez-vous qu’elle est exacte et utile au projet.
Acheteur en attente — objet : Votre recherche à [secteur]
Bonjour [prénom], lors de notre échange du [date], vous souhaitiez acheter à [secteur] et attendre [motif que la personne avait partagé] avant de reprendre vos démarches. Où en est votre projet aujourd’hui? Selon votre réponse, nous pourrons préciser une prochaine étape ou laisser le suivi en pause. [Nom et titre professionnel] — [Agence] — [Adresse postale] — [Téléphone ou courriel professionnel]. Pour ne plus recevoir mes courriels commerciaux : [lien de désabonnement fonctionnel].
Vendeur au projet reporté — objet : Votre projet de vente
Bonjour [prénom], nous avions parlé de votre projet de vente dans [secteur] et d’une reprise de discussion vers [période convenue]. Cette période vous convient-elle toujours? Je pourrai adapter le suivi à votre échéancier actuel, sans présumer d’une décision de vendre. [Nom et titre professionnel] — [Agence] — [Adresse postale] — [Téléphone ou courriel professionnel]. Pour ne plus recevoir mes courriels commerciaux : [lien de désabonnement fonctionnel].
Contact sans réponse — objet : Suite à votre demande sur [sujet]
Bonjour [prénom], vous m’aviez contacté au sujet de [demande précise] le [date]. Je reprends ce contexte pour vérifier si vous souhaitez toujours poursuivre cette discussion. Si votre projet est terminé ou en pause, vous pouvez me l’indiquer; je mettrai le dossier à jour. [Nom et titre professionnel] — [Agence] — [Adresse postale] — [Téléphone ou courriel professionnel]. Pour ne plus recevoir mes courriels commerciaux : [lien de désabonnement fonctionnel].
5. Transformer la réponse en prochaine action
Après une réponse, suspendez les relances prévues et confiez la conversation au responsable. Vérifiez ce qui a changé : projet, échéancier, critères ou souhait de poursuivre. Ne proposez pas automatiquement un rendez-vous à quelqu’un qui vient seulement d’annoncer un report.
Exemple illustratif : une vendeuse indique que son déménagement est repoussé à février et accepte qu’on lui reparle en janvier. La prochaine action peut être « Camille : reprendre contact la semaine convenue de janvier ». Le statut devient « reporté — reprise convenue », plutôt que « actif — à relancer ».
Pour un projet redevenu concret, proposez une étape proportionnée : mettre à jour les critères, clarifier l’échéancier ou convenir d’un rendez-vous. Inscrivez le responsable, l’action, la date et le canal. Un rendez-vous n’est confirmé qu’après accord sur une plage horaire.
Si la personne mentionne un autre courtier ou une situation de représentation, faites examiner le dossier par un humain selon les pratiques de votre agence avant toute nouvelle démarche.
6. Prévoir les règles d’arrêt avant l’envoi
Une réponse retire le contact de la séquence automatique pour permettre une lecture humaine. Un refus, un désabonnement ou une demande de ne plus être contacté bloque les messages concernés. Une coordonnée invalide doit être corrigée ou exclue, sans tentative répétée sur le même canal.
Pour un report, conservez uniquement la prochaine action effectivement convenue. Pour un contact sans réponse, prévoyez une fin de séquence et une révision humaine; ne créez pas de boucle de relance permanente. Le délai entre les messages dépend du contexte et de vos permissions, pas d’un nombre de jours présenté comme universel.
Gardez l’historique utile du refus ou de l’arrêt selon les règles de votre agence afin qu’une autre liste ou un autre collègue ne relance pas la personne par erreur. Fermer un suivi commercial ne signifie pas supprimer arbitrairement un dossier.
7. Organiser la reprise de contact dans Ocliq
Ocliq présente actuellement des fiches contacts avec historique, balises, champs personnalisés et listes intelligentes, ainsi que des pipelines acheteur et vendeur. Les tâches, responsables et séquences de suivi se configurent selon votre pratique et les canaux activés.
Une organisation possible consiste à distinguer les fiches à vérifier, les projets en pause avec date convenue, les reprises actives et les suivis arrêtés. Il s’agit d’un exemple de configuration, pas de noms d’écrans ou d’étapes déjà présents dans votre compte.
En démonstration, demandez à parcourir un cas complet : sélectionner un segment autorisé, relire l’historique, attribuer une tâche, recevoir une réponse et arrêter la séquence correspondante. Faites confirmer le traitement des doublons, des désabonnements et des changements de responsable avant tout envoi.
Commencez avec un groupe que votre équipe peut relire et traiter individuellement. Une automatisation utile organise la prochaine action; elle ne remplace pas le jugement sur le projet ou les permissions.
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8. Mesurer les réponses qualifiées et les rendez-vous
Distinguez les contacts retenus après vérification, les messages remis, les personnes ayant répondu, les réponses qui clarifient un projet et les rendez-vous convenus. Comptez les personnes distinctes pour éviter qu’une même conversation gonfle les résultats.
Définissez une réponse qualifiée avant de commencer. Par exemple : un projet d’achat ou de vente encore présent, un contexte ou un échéancier précisé et une prochaine étape acceptée. Un désabonnement est une réponse à traiter, mais pas une occasion commerciale.
Si vous calculez un taux de réponse, indiquez le dénominateur : personnes ayant répondu parmi les destinataires distincts ayant reçu un message sur la période. Suivez les rendez-vous convenus et tenus séparément. Aucun taux de réussite n’est garanti et il n’existe pas ici de benchmark validé à promettre.
À la fin de la revue, cherchez surtout les réponses sans responsable et les prochaines actions en retard. La qualité du suivi se voit aussi dans les dossiers correctement mis en pause ou fermés.
Pour structurer votre suivi
Questions fréquentes
Après combien de jours un prospect devient-il inactif?
Il n’y a pas de seuil universel dans cette méthode. Une prochaine action échue et un projet sans nouvelle action méritent une revue; un report convenu doit rester associé à sa date.
Peut-on relancer toute une ancienne base de contacts?
Ne la traitez pas comme une liste automatiquement admissible. Vérifiez le contexte, les permissions, les exclusions et les doublons avant de sélectionner les destinataires.
Faut-il proposer une rencontre dès le premier message?
Seulement si cela correspond au contexte. Une question sur l’état du projet peut être plus utile. Proposez une rencontre lorsqu’une prochaine étape concrète est pertinente.
Ocliq arrête-t-il toutes les relances automatiquement?
Les séquences et leurs règles dépendent de la configuration. Faites vérifier en démonstration les déclencheurs d’arrêt, la gestion des réponses et les exclusions applicables à votre compte.
Organiser votre reprise de contact dans Ocliq
Présentez vos segments actuels, vos étapes acheteur et vendeur et votre façon de gérer les réponses. Nous pourrons examiner les champs, tâches et règles à configurer pour votre équipe.